Rapport · zaaksystemen, DMS en e-depots

Twee klokken, zeven contracten

In zeven Nederlandse gunningsberichten voor zaaksystemen, documentmanagement en e-depots staat naast een eerste einddatum ook een verlengschema. Daarmee heeft elk van die contracten twee klokken: het einde van de eerste termijn, en hoe ver de al gepubliceerde opties kunnen reiken. De tweede klok wordt zelden opgeteld, en hij bepaalt hoe lang een concurrent nog niets te doen heeft.

Geschreven door Ravid Efroni, oprichter van Tendervane · bijgewerkt 23 augustus 2026

Neem Gemeente Gorinchem. De overeenkomst voor het e-depot, het archief waarin de gemeente haar documenten duurzaam bewaart, werd gesloten op 14 november 2025 met DiVault onderdeel van R5-projects B.V., voor € 1.275.000. De eerste termijn loopt volgens de opgegeven looptijd tot november 2030. In de aankondiging staat daarnaast één zin van vier woorden: „Tweemaal verlengen met 5 jaar.“ De aankondiging vermeldt daarmee maximaal twee verlengingen van vijf jaar. Bij volledige benutting is dat 10 jaar, en kan het contract doorlopen tot november 2040.

De opties staan openbaar in de aankondiging. Dit rapport gaat uitsluitend over de planning die daaruit valt af te leiden, per koper, naast de leverancier aan wie is gegund.

De zeven contracten

Gesorteerd op het einde van de eerste termijn. Koper, gegunde leverancier, gepubliceerde waarde, contractdatum en de clausule zijn feiten uit de aankondiging. De uiterste optiehorizon is rekenwerk op die feiten en geldt alleen als élke gepubliceerde optie wordt benut. Waar de eerste einddatum niet in de aankondiging staat maar is afgeleid uit een opgegeven looptijd, noemen wij de maand en niet de dag.

Peildatum 23 augustus 2026. Geen van de zeven aankondigingen is als raamovereenkomst aangemerkt.

Wat de aankondigingen letterlijk zeggen

De clausule is het bewijs. Wij tonen hem onbewerkt, met de bron erbij, zodat iedere lezer de rekensom kan controleren of afwijzen.

Wat dit rapport niet zegt

Het stelt bij geen enkele koper onrechtmatigheid vast. De aankondigingen vermelden een verlengregeling; dit rapport beoordeelt niet of de volledige aanbestedingsstukken en een eventuele latere verlenging voldoen aan alle voorwaarden van artikel 2.163c van de Aanbestedingswet 2012.

Het zegt niet dat een lange looptijd verkeerd is. Migratie, koppelingen, implementatie en opleiding vergen tijd en investeringen. Looptijd alleen zegt daarom niets over doelmatigheid of rechtmatigheid.

En het voorspelt niets. De tweede datum markeert uitsluitend de uiterste gepubliceerde optiehorizon. Een aanbestedende dienst kan een optie niet lichten, eerder beëindigen, de taak zelf gaan doen, rechtmatig wijzigen of samen met anderen inkopen. De opdracht kan dus eerder, later of helemaal niet in dezelfde vorm terugkomen.

De controle op latere gunningen van dezelfde koper is een signalering en geen bevestiging dat een contract vandaag operationeel of ongewijzigd is. Wie hier „gegunde leverancier“ leest, moet dat lezen als: de leverancier die in het gunningsbericht staat.

Zeven contracten zijn geen marktbeeld. Sommige leveranciersnamen komen hier vaker dan eens voor, en dat zegt niets over marktaandeel: het zijn de berichten waarin toevallig zowel een termijn als een leesbaar verlengschema staat. Wie iets over concentratie in deze markt wil zeggen, heeft een andere telling nodig dan deze.

Het beslismoment ligt eerder, en staat hier niet

Voor een leverancier is de einddatum niet het moment dat telt. Dat is het moment waarop de aanbestedende dienst besluit of zij de optie licht, en dat kan ruim vóór de einddatum vallen. Dit rapport brengt die beslistermijnen niet in kaart: ze staan niet in de zeven berichten die wij hier tonen. Wie op de eerste einddatum plant, plant dus mogelijk al te laat, maar hoeveel eerder het besluit valt, kunnen wij hier niet per contract laten zien.

Methode

Bron zijn officiële gunningsberichten via TED en TenderNed. De categorie zaaksystemen, DMS en e-depots is afgebakend met een deterministische regel op CPV-codes en trefwoorden. In een afzonderlijke beoordeling van 32 geselecteerde berichten waren er 30 passend, één twijfelachtig en één niet passend; die beoordeling is uitgevoerd door het AI-systeem dat ook de labels schrijft, per bericht vastgelegd en door de auteur nagelopen.

Een contract komt alleen in de tabel als de aankondiging een leesbare eerste termijn en een leesbaar verlengschema publiceert en de leverancier noemt. Berichten van vóór 2024 laten wij als groep buiten beschouwing, omdat winnaar, waarde en looptijd daar minder betrouwbaar zijn; het bericht uit 2023 in dit overzicht is de uitzondering, omdat de clausule de hele regeling in woorden geeft. Daarna is per contract gecontroleerd of dezelfde koper sindsdien iets heeft gegund dat het contract vervangt. Drie records vielen af: bij één record was niet vast te stellen of de opgegeven looptijd de verlengingen al bevatte; bij één record kon een mogelijk vervangende latere gunning met onze gegevens onvoldoende worden beoordeeld; één record betrof ingehuurde capaciteit en geen systeemcontract.

Feit en rekenwerk worden nooit door elkaar gebruikt. Koper, leverancier, gepubliceerde waarde, contractdatum en de clausule zijn feiten uit de aankondiging. De contractdatum is de datum waarop de overeenkomst is gesloten, niet de datum van de gunningsbeslissing. De uiterste optiehorizon is rekenwerk en zegt wat er mág, niet wat er gebeurt.

Tijdens de controle voor dit rapport zijn drie berekende maxima verworpen omdat het looptijdveld van de aankondiging de verlengingen al bleek te bevatten. Dat is dezelfde dubbeltelling die TenderNed beschrijft. Onze berekening is daarop aangepast: bij onduidelijkheid publiceren wij geen uiterste datum. Eén van de zeven contracten hierboven heeft daardoor bewust geen uiterste datum.

Voor de context: TenderNed analyseerde op 13 juli 2026 aanbestedingen die tussen 1 juni 2025 en 31 mei 2026 zijn gepubliceerd, en vergeleek de geraamde duur uit de aankondiging met de initiële looptijd uit de aanbestedingsdocumenten. In ongeveer de helft van de gevallen kwamen die overeen, in bijna 15 procent kwam de geraamde duur overeen met de looptijd inclusief verlengingen, bij zo'n 18 procent week hij af en in nog eens 18 procent was hij niet ingevuld. Hetzelfde veld betekent dus niet in elke aankondiging hetzelfde.

Prognoses van aflopende contracten bestaan al: TenderNed, TenderApp, TenderWolf en Mercell publiceren of verkopen ze. In de openbare productdocumentatie van die partijen vonden wij geen dienst die per contract de gepubliceerde verlengclausule naast een controleerbaar optieschema, de eerste einddatum, de uiterste optiehorizon en de gegunde leverancier toont. Dat is de combinatie die dit rapport laat zien.

Veelgestelde vragen

Peildatum warehouse: 23 augustus 2026 (2026-08-23). Bronnen per contract staan bij de clausule. De analyse van TenderNed van 13 juli 2026 staat op tenderned.nl. Ziet u een fout, of een contract dat inmiddels anders ligt? Schrijf ons; wij corrigeren en vermelden dat.