Im IT-Mittelmarkt wird der Wettbewerb vor der Ausschreibung entschieden

Die auffälligste Lücke liegt zwischen Kleinauftrag und Großprojekt

Die Zahl stammt aus unserem Bericht zur Ein-Angebots-Quote in der öffentlichen IT. Seine Wertauswertung zählt eindeutige Zuschlagsbekanntmachungen, bei denen alle bezuschlagten Lose dieselbe Angebotszahl melden. Beträge, die nur als Platzhalter veröffentlicht wurden, sind ausgeschlossen. Das ist eine enge, nachvollziehbare Messung, keine Schätzung des gesamten Beschaffungsmarktes.

Der Kontrast macht den Befund interessant. In der Wertklasse ab 5 Mio. € melden 162 von 419 Bekanntmachungen genau ein Angebot, also 38,7 Prozent. Im mittleren Segment sind es 50,2 Prozent. Das passt zu der Deutung, dass mehr veröffentlichtes Volumen mehr Aufmerksamkeit anzieht; belegen können die Bekanntmachungen das nicht. Das mittlere Segment bleibt dagegen groß genug für einen ernsthaften Auftrag und klein genug, um im Vertrieb eines großen Integrators nicht automatisch ganz oben zu landen.

Unsere Lesart: Der eigentliche Wettbewerb findet vor der Veröffentlichung statt

Das ist eine Interpretation, kein Ergebnis der Bekanntmachungsdaten: Im Mittelmarkt entscheidet sich häufig vor der Veröffentlichung, wer überhaupt als glaubwürdiger Bieter wahrgenommen wird. Der aktuelle Auftragnehmer kennt die Umgebung, die Beteiligten und die offenen Probleme. Ein Herausforderer, der erst mit der Bekanntmachung beginnt, lernt all das unter Zeitdruck. Formal startet das Verfahren für beide am selben Tag. Vertriebspraktisch startet es für einen von beiden deutlich früher.

Beim Durchgehen der Wertklassen fiel mir deshalb weniger die Höhe der Gesamtquote auf als ihre Form. Oberhalb der größten Wertgrenze lohnt sich die Aufmerksamkeit großer Häuser. Unterhalb des mittleren Segments werden viele Bedarfe direkt oder über andere Wege vergeben und tauchen in dieser EU-Verfahrensauswertung gar nicht auf. Dazwischen entsteht eine unbequeme Lücke: öffentlich genug, um später ausgeschrieben zu werden, aber offenbar nicht sichtbar genug, um vorher mehrere Unternehmen zu mobilisieren.

Wer nur veröffentlichte Ausschreibungen beobachtet, optimiert damit den letzten Abschnitt des Prozesses. Ein breiter Ausschreibungsdienst kann dafür sinnvoll sein. Unser Vergleich von DTAD und Tendervane trennt diese Aufgaben bewusst: Bekanntmachungen nach Veröffentlichung finden oder auslaufende Verträge Monate vorher als Vertriebsanlass erkennen.

Für mittelständische IT-Unternehmen ist Vertragswissen wichtiger als mehr Treffer

Die praktische Konsequenz ist keine Aufforderung, jedes Verfahren früher zu beeinflussen. Sie ist viel schlichter: Bauen Sie Ihre Zielliste aus laufenden Verträgen auf, nicht aus neu erschienenen Ausschreibungen. Wer ist der Auftraggeber? Wer ist der aktuelle Auftragnehmer? Wann dürfte der Vertrag auslaufen? Welche fachliche Veränderung rechtfertigt ein Gespräch? Der geschätzte Endtermin bleibt dabei eine Schätzung. Er setzt eine Recherchepriorität, keinen sicheren Veröffentlichungstermin.

Das verändert auch die Auswahl der Chancen. Eine lange Trefferliste belohnt Aktualität, selbst wenn kaum noch Zeit für ein belastbares Gespräch bleibt. Eine Vertragsliste belohnt Relevanz: wenige Auftraggeber, deren bestehende Lösung zum eigenen Angebot passt und deren nächster Beschaffungszyklus plausibel näher rückt. Dort können Vertrieb und Fachteam gemeinsam prüfen, ob ein Wechselproblem existiert, statt erst nach Veröffentlichung über Formulierungen in den Unterlagen zu rätseln. Diese Arbeit ist langsamer als das Sortieren neuer Bekanntmachungen. Gerade deshalb lässt sie sich nicht in der letzten Woche vor Abgabe nachholen. Der Vorteil eines mittelständischen IT-Unternehmens liegt hier in seiner fachlichen Nähe, sofern es sie früh genug beim richtigen Auftraggeber sichtbar macht.

Für den bisherigen Auftragnehmer ist das Verlängerungsfenster ein Anlass, die eigene Position zu prüfen. Für ein neues Unternehmen ist es die Frist, bis zu der er fachlich bekannt sein muss. Wenn die Leistungsbeschreibung bereits veröffentlicht ist, können Sie noch ein gutes Angebot schreiben. Die Chance, das Problemverständnis des Auftraggebers zu prägen, ist dann weitgehend verbraucht.

Die Quote zeigt Häufigkeit, nicht Ursache oder Rechtmäßigkeit

Zuschlagsbekanntmachungen sagen, wie viele Angebote gemeldet wurden. Sie sagen nicht, warum weitere Angebote ausblieben. Aus ihnen lässt sich weder ablesen, ob technische Bindung, geringe Sichtbarkeit, Loszuschnitt oder ein anderer Faktor den Ausschlag gab, noch ob ein einzelnes Verfahren rechtmäßig war. Tendervane beurteilt die Rechtmäßigkeit einzelner Vergaben nicht. Ein einziges Angebot ist zunächst eine beobachtete Häufigkeit, kein Beweis für eine Ursache.

Am Jahresende lässt sich wenigstens der messbare Teil prüfen. Wir werden die festgelegte Auswertung mit dem vollständigen Zuschlagsjahr wiederholen und veröffentlichen, ob die Wertklasse 250.000 € bis unter 1 Mio. € weiterhin die höchste deutsche Ein-Angebots-Quote trägt. Fällt sie zurück, fällt auch die stärkste Stütze unserer Lesart weg. Bleibt sie oben, ist die Ursache trotzdem nicht bewiesen. Dann verdient die Lücke weitere Untersuchung, nicht mehr Gewissheit im Ton.